Tourenplanung als Erfolgsfaktor im Außendienst

Gastbeitrag in der März Ausgabe von Mit-Blog.de

Schnelligkeit, Effizienz, Pünktlichkeit und Zuverlässigkeit – dies sind heutzutage Grundvoraussetzungen für einen erfolgreichen Außendienst und die Zufriedenheit der Kunden. Doch gerade bei kleinen und mittelständischen Unternehmen wie etwa Handwerksbetrieben hapert es daran häufig noch. Fahrteinsätze werden nur unzureichend oder überhaupt nicht geplant, oft geht es nach jedem Kundentermin erst einmal wieder in die Zentrale zurück. Dabei werden viele Kilometer unnötig gefahren und viel Zeit verschwendet. Doch jeder zu viel gefahrene Kilometer kostet unnötig Geld, denn dabei wird Benzin verbraucht und das Fahrzeug abgenutzt. Dies ist nicht nur schädlich für den Umsatz sondern auch für die Umwelt. Außerdem erhöht sich das Verkehrsaufkommen auf den Straßen.

Ein weiteres Problem vieler kleinerer Betriebe mit Außendienstmitarbeitern ist die ineffiziente Kommunikation zwischen der Zentrale und dem Außendienst. Man stelle sich beispielsweise einen SHK-Betrieb vor, bei dem Notfälle wie Rohrbrüche an der Tagesordnung stehen. In vielen Betrieben sieht das „Krisenmanagement“ so aus, dass die Zentrale jeden Monteur einzeln anrufen muss, um herauszufinden, welcher von ihnen der Notfallstelle gerade am nächsten ist. Dabei geht wertvolle Zeit verloren, häufig müssen Anschlussaufträge verschoben werden. Dies führt zwangsläufig zu unzufriedenen Kunden, viele Aufträge gehen so verloren.

Alle Außendienstmitarbeiter stets im Blick

Über eine Kartenansicht im Synagram-Webportal können in der Zentrale jederzeit die genauen Standorte aller Außendienstmitarbeiter angezeigt werden, denn jedes Mitarbeiter-Smartphone kann über die GPS-Funktion geortet werden. So kann bei einem Notfall innerhalb weniger Sekunden festgestellt werden, welcher Mitarbeiter sich gerade am nächsten zur Einsatzstelle befinden. Auch hier entfällt also unnötiges und zeitaufwendiges Herumtelefonieren. Eine App-basierte Lösung wie die von Synagram sorgt aber nicht nur für eine effizientere Tourenplanung und verbesserte Termintreue, auch die Außendienstmitarbeiter werden bei ihrer Arbeit entlastet. Einerseits navigiert sie die App auf dem kürzesten Weg zu nächsten Kundeneinsatz, anderseits werden auch alle Fahrt- und Standzeiten automatisch erfasst und protokolliert.

 

Bild Michael Ballweg

Das händische Führen und Auswerten der Einsatzzeiten gehört also der Vergangenheit an, denn am Ende des Arbeitstages erhält die Zentrale automatisch eine Übersicht über alle Fahrt- und Einsatzzeiten sämtlicher Mitarbeiter. Alle diese Probleme ließen sich durch eine optimierte Tourenplanung verbunden mit einer GPS-Ortung der Außendienstmitarbeiter elegant umgehen. Über eine branchenübergreifende Tourenplanungs-App für Smartphones, wie sie beispielsweise das Stuttgarter Unternehmen media access GmbH mit Synagram Tourenplanung seit Mitte Februar 2014 anbietet, können Fahrteinsätze so geplant werden, dass alle Kundentermine in optimierter Reihenfolge abgearbeitet werden können, ohne dass die Außendienstmitarbeiter zwischendurch in die Zentrale zurückfahren müssen. Die Kundentermine werden dabei automatisch so gelegt, dass die Fahrtwege zwischen den Einsätzen minimiert werden. Das spart Zeit und Benzin. Die Zentrale wird automatisch informiert, sobald ein Außendienstmitarbeiter beim Kunden eingetroffen ist. Auch bei sich anbahnenden Verspätungen erfolgt eine Benachrichtigung, sodass der Kunde frühzeitig informiert werden kann. Sollten sichKundentermine verschieben oder ausfallen, wird dies automatisch auf dem Smartphone des Mitarbeiters aktualisiert. Das spart eine Menge Anrufe zwischen Zentrale und Außendienst.

Text Quelle: Mit-Blog.de

Bild Quelle:  Sascha Baumann / all4foto.de